Pourquoi s'équiper d'une machine à affranchir ?
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Pourquoi s'équiper d'une machine à affranchir ?

Mis à jour 17 juil.
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Si vous en avez assez de cette activité chronophage qu’est l’affranchissement du courrier, il est temps de vous munir d’une machine à affranchir, ces équipements de bureau qui permettent d’affranchir automatiquement le courrier. Leur fonctionnement est simple. Un bac alimente la machine en lettres, laquelle imprime une marque postale au tarif convenu (par programmation ou après une pesée selon le modèle). Cette marque postale peut contenir une flamme publicitaire avec votre logo et/ou du texte afin de faciliter votre identification. 

Électroniques et connectées, les machines à affranchir ont évolué en comparaison des anciens modèles manuels. Grâce à un écran le plus souvent tactile qui offre la possibilité d'interagir avec la machine et d’obtenir les informations concernant la consommation, un gain de temps est réalisé de même qu'un gain au niveau de la précision et de l’ergonomie d’utilisation.

Vous n'avez plus qu'à choisir le type de matériel correspondant à vos besoins en termes de prix et de volume. En France, la machine à affranchir ne s'achète pas. Elle se loue auprès de concessionnaires affiliés à La Poste pour un coût s'étendant entre 20 et 240€. Les débits des différentes machines se tiennent entre 25 et 160 affranchissements par minute. 

Quels avantages ?

La machine à affranchir apporte des gains de temps et de productivité. Plus aucun employé ne sera affecté à l'affranchissement des courriers à destination des fournisseurs ou des clients. Cette machine offre la possibilité d’affranchir les plis désirés et vous recevrez la facture en fin de mois (le règlement total sera la somme cumulée). 

Un suivi quotidien et en détail des dépenses postales deviendra possible grâce au système de télérelevé. Grâce à lui, vous connaîtrez chaque jour le niveau de vos dépenses et vous maîtriserez votre budget. Vous affranchirez au centime près vos envois. Vous profiterez du tarif postal entreprise qui est moins élevé que le tarif public (8 tranches de tarifs) et vous profiterez des remises sur volume pour des envois en nombre.

Outil de communication, une machine à affranchir améliorera votre image de marque en présentant devant vos clients une image plus professionnelle de votre entreprise. Vous aurez le moyen d'affichez sur les enveloppes de vos courriers les coordonnées et le logo de votre entreprise, lesquels constitueront ce que La Poste désigne comme le bloc publicitaire (qui doit répondre à certains critères pour être autorisé).

Les machines à affranchir permettent l’envoi de toutes les formes de courriers autant en France qu'à l'international et autant à l'unité qu'en nombre : courrier prioritaire, lettre verte, lettre suivie, recommandé, écopli, colis, courrier publicitaire, etc. 

Fonctionnement

S'adressant aux entreprises, collectivités et associations, les machines à affranchir offrent un gain de temps et d'énergie précieux en supprimant les tâches fastidieuses relatives à l'affranchissement du courrier. Grâce à la présence d'un écran tactile ou d'un clavier, il suffit de sélectionner les options d'envoi du courrier (lettre prioritaire, colissimo, etc) sans devoir vous préoccuper des tarifs de La Poste mémorisés dans l'appareil. La machine affranchit vos courriers par simple empreinte postale et se trouve reliée au réseau informatique de La Poste. Ainsi, cette dernière peut se tenir au courant des dépenses d'affranchissement réalisées par l'entreprise. Elle peut lui envoyer une facture de ses consommations et mettre à jour les tarifs postaux tandis que l’utilisateur est en mesure de consulter sa consommation journalière en affranchissements. 

Installation

Selon la taille de la machine, vous aurez à choisir la façon de l'installer. Vous pourrez le faire par vos propres moyens s'il s'agit d'une petite machine. Dans le cas où il s'agirait d'une grande machine plus difficile à installer, vous pourrez confier cette mission au service technique du concessionnaire.  

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