Pourquoi s'équiper d'une machine à affranchir ?
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Pourquoi s'équiper d'une machine à affranchir ?

Mis à jour 24 février 2018
Écrit par Martin Moretti
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Vous en avez assez de cette activité chronophage qu’est l’affranchissement du courrier ? Il est temps de vous munir d’une machine à affranchir.

Ces machines sont des équipements de bureau permettant d’affranchir automatiquement le courrier : son fonctionnement est simple puisqu’un bac alimente la machine en lettres, celle-ci imprime une marque postale au tarif convenu (par programmation ou après une pesée selon le modèle). La marque postale peut contenir une flamme publicitaire avec votre logo et/ou du texte, afin que vous puissiez être rapidement identifiable.

Electroniques et connectées, les machines à affranchir ont beaucoup évoluées si on les compare aux anciens modèles manuels. Grâce à un écran souvent tactile qui offre la possibilité d’interagir avec la machine et d’obtenir les informations concernant la consommation par exemple, on note un gain de temps conséquent, mais également un gain au niveau de la précision et de l’ergonomie d’utilisation.

Vous n'avez plus qu'à choisir le type de matériel correspondant à vos besoins en termes de prix. En France, la machine à affranchir ne s'achète pas. Elle doit être louée auprès de concessionnaires affiliés à La Poste pour un coût allant de 20 à 240 euros par mois et de volume : les débits des différentes machines vont de 25 à 160 affranchissements par minute.

Quels avantages ?

Gain de temps et de productivité. Plus aucun employé ne sera rattaché à la tâche d'affranchir un à un les courriers à destination des fournisseurs ou des clients. En effet, ce type de machine vous offre la possibilité d’affranchir tous les plis désirés, et vous recevrez la facture en fin de mois (le règlement total sera la somme cumulée)

Un suivi quotidien et en détail des dépenses postales. Et ce, grâce au système de « télérelevé », vous permettant de voir chaque jour combien vous avez dépensé, et de maîtriser ainsi votre budget. En effet vous affranchissez au centime près vos envois et profitez du tarif postal entreprise, moins élevé que le tarif public (8 tranches de tarifs) et avec des remises sur volume pour des envois en nombre.

Outil de communication : une machine à affranchir vous permettra d’améliorer votre image de marque en donnant à vos clients une image plus professionnelle de votre entreprise. En effet il vous sera possible d’afficher sur les enveloppes de vos courriers les coordonnées de votre entreprise, votre logo qui vont constituer ce que La Poste désigne comme le bloc publicitaire (qui doit répondre à certains critères pour être autorisé).

Les machines à affranchir permettent l’envoi de toutes les formes de courriers, que ce soit en France ou à l'international, à l'unité ou en nombres : Courrier prioritaire, lettre verte, lettre suivie, recommandé, écopli, colis, courrier publicitaire...

Fonctionnement

S'adressant aux entreprises, collectivités et associations, les machines à affranchir permettent un gain de temps et d'énergie précieux en supprimant les tâches fastidieuses liées à l'affranchissement du courrier. Grace à la présence d'un écran tactile ou d'un clavier, il vous suffit de sélectionner les options d'envoi du courrier (lettre prioritaire, colissimo...), sans devoir vous préoccuper des tarifs de La Poste qui sont déjà mémorisés dans l'appareil. La machine affranchit ensuite tous vos courriers par simple empreinte postale. Depuis peu, elle doit même être obligatoirement reliée au réseau informatique de La Poste ce qui permet, grâce à cette connexion, que La Poste de s'enquérit des dépenses d'affranchissement réalisées par l'entreprise, envoyer à cette dernière une facture de ses consommations, et mettre à jour les tarifs postaux à chaque fois qu'ils changent et l’'utilisateur peut également consulter sa consommation journalière en affranchissements.

Installation

Selon la machine que vous aurez choisie, vous pouvez l’installer vous-même pour les petites machines, ou choisir de confier cette mission au service technique du concessionnaire pour les plus grandes, plus complexes à installer.

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